一、活动策划书与活动总结的封面
1、首行上方居中：第一行为学院全称：福建林业职业技术学院(字体为宋体，字号为小一)。空一行，第二行为活动名称，如：XX年XX活动(或第X届XX杯XX活动)，(居中，字体为宋体，字号为小一)。
2、空一行，中间(竖版)：表明本材料的类型，如：策划书、活动总结、学期计划、学期总结等(字体为宋体，字号为初号，加粗)。
3、下方居中左对齐：写明主办单位全称，如共青团福建林业职业技术学院委员会。主办单位下一行写明承办单位，如学生会XX 部门或XX协会;承办单位下方写明协办单位(体现有冠名权的企业或个别赞助较多的企业名称)书写原则仿照主办单位。最后注明活动时间即计划实施活动项目的时间。(字体为宋体，字号为三号)。
二、活动策划书的内容包括：标题、引言、正文、落款四部分(全部字体为宋体，字号为四号)
标题：关于举办福建林业职业技术学院XX年(第X届“XX”杯XX活动的策划书(字体为宋体，字号为小二号，加粗，居中)。
引言：说明活动目的，举办活动所能起到的作用， 150字以内。(字体为宋体，字号为四号)
正文：正文通常包括以下10个部分内容(字体为宋体，字号为四号，各层标题的序号顺序为：( 一、(一);1、(1))
活动名称：福建林业职业技术学院XX活动 〔如有商家赞助根据协议，可冠名为：福建林业职业技术学院“XX杯”XX活动，如：福建林业职业技术学院2011年“动感地带杯”大学生辩论赛〕。
活动主题：简炼明了，具有概括性或号召力。如：让青春在志愿服务中闪光。
活动时间：X年X月X日 。 如有多场，应表明每一场的时间 如： 初赛：X年X月X日 复赛：X年X月X日 决赛：X年X月X日
活动地点：如活动在两个校区，要分别写出活动地点。如： 天麟校区：院礼堂 江南校区：篮球场如系列主题活动的策划要注明每一场活动的地点。
活动内容及要求：
(一)比赛类：
1、比赛内容：具体写明比赛的内容、项目。
2、参赛对象：如全院学生(XX系全体同学或XX校区全体同学等)。
3、报名方法：包括报名的方式以及报名截止时间，报名地点。 或者作品上交的方式、地点及截止时间。
4、活动时间：活动举办的时间范围，活动进程的各主要环节的时间节点。
5、评比方法：如单循环、双循环、淘汰制、打分制等。如果为打分制，应清楚写明评分细则。如歌手音色2分、演唱技巧2分、舞台效果2分、服装2分、情感2分。以及算分方法，例如去掉最高分、去掉最低分然后平均。
6、评奖方式：写明取前几名，或取几等奖。
7、比赛规则：如有采用官方的竞赛规则要说明(如采用由哪级部门颁布实施的、的哪一年的比赛规则，如：国家体育总局XX年颁布实施的《XX体育项目竞赛规则》)。
(二)晚会类或演出类
1、征集节目类型2、征集方式3、活动时间和地点：包括筛选节目时间、地点;彩排时间、地点;晚会时间、地点。4、参加人员：策划书后面附观众坐席安排表(分布图)
活动的宣传方式：1、横幅：内容，条数2、海报：内容、张数3、其它宣传方式
出席活动的人员：嘉宾、评委名单
活动人员分工：活动承办人员分组分工情况，活动负责人的姓名、联系电话;各项工作负责人姓名、联系电话。
活动注意事项1、应急方案：即活动中应注意的问题及细节：内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。
经费预算：经费预算中应包括活动所需的道具、用品，交通费;如比赛类还应包括获奖选手的奖金;每一项经费的支出要具体、明细，最后要有金额的合计。获奖选手的奖金要按照学生活动单项奖的相关文件标准设定金额和奖项数量。如有对外商家赞助，则单独写一份对外经费预算附在策划后面，对外经费预算由院学生会外联部，根据外联商家实际情况进行设定。
落款(字体为宋体，字号为四号) 活动承办部门、活动策划人、电话、时间。
三、活动总结的内容
1、 封面:同活动策划;
2、 活动策划书(不要活动的策划书封面，只要标题、引言、正文、落款四部分。)
3、 活动文件通知
4、 活动总结：活动开展的情况、活动的成绩、经验、教训
5、 报名表格
6、 比赛类附上赛程安排
7、 进入复赛、决赛名单
8、 活动获奖者名单
9、 活动图片
各文字材料都为字体为宋体，字号为四号，以上内容装订成册形成完整的活动总结，交至院团委存档。并作为报销活动相关费用的依据。
四、活动报销注意事项
1、向院团委提交装订成册的活动总结;
2、不能报销的项目：
(一) 打印费：在学院打印室打印
(二) 餐饮发票
(三) 与活动开展无关的项目
(四) 非正式发票(如收款收据)
(五) 超出经费审批的部分
3、正式发票也应注意以下几点：
(一)在活动预算经费范围内。
(二)发票中应是具体的项目、数量：如毛巾，几条，总价;不能开统称，如日用品，食品等。
(三)如确实因数量和品种繁多。应在发票(统称：食品)后，附上超市(商店)的购物小票。
